Enwi, cychwyn a chymhwyso

1.—(1) Enw'r Rheoliadau hyn yw Rheoliadau Addysg (Cofnodion Disgyblion) (Cymru) 2001 a deuant i rym ar 16 Ebrill 2001.

(2) Mae'r Rheoliadau hyn yn gymwys mewn perthynas ag ysgolion yng Nghymru yn unig.

Dehongli

2.—(1) Yn y Rheoliadau hyn —

• ystyr “cofnod cwricwlaidd” (“curricular record”) yw cofnod ffurfiol o gyraeddiadau academaidd disgybl, medrau a galluoedd eraill y disgybl a chynnydd y disgybl yn yr ysgol;

• ystyr “person cyfrifol” (“responsible person”) yw —

  (a)

  pennaeth ysgol annibynnol; neu

  (b)

  corff llywodraethu unrhyw ysgol arall; neu

  (c)

  y person sy'n gyfrifol am arwain unrhyw sefydliad addysg bellach neu addysg uwch neu le addysg neu le hyfforddiant arall y mae disgybl yn trosglwyddo iddo neu y gallai drosglwyddo iddo;

  ystyr “diwrnod ysgol” (“school day”) yw unrhyw ddiwrnod y mae sesiwn ysgol yn digwydd yn yr ysgol;

• ystyr “sefydliad addysg bellach neu addysg uwch” (“institution of further or higher education”) yw unrhyw sefydliad o fewn is-adran (10) o adran 218 o Ddeddf Diwygio Addysg 1988(3).

(2) Yn y Rheoliadau hyn, mae unrhyw gyfeiriad at reoliad â rhif yn gyfeiriad at y rheoliad sy'n dwyn y rhif hwnnw yn y Rheoliadau hyn ac mae unrhyw gyfeiriad mewn rheoliad at baragraff â rhif yn gyfeiriad at y paragraff yn y rheoliad hwnnw sy'n dwyn y rhif hwnnw.

Ystyr cofnodion addysgol

3.—(1) Yn y Rheoliadau hyn ystyr “cofnod addysgol” (“educational record”) yw unrhyw gofnod o wybodaeth —

(a)a brosesir gan neu ar ran corff llywodraethu unrhyw ysgol a bennir ym mharagraff (2), neu gan neu ar ran athro yn yr ysgol honno;

(b)sy'n ymwneud ag unrhyw berson sy'n ddisgybl neu sydd wedi bod yn ddisgybl yn yr ysgol; ac

(c)a ddaeth oddi wrth neu a roddwyd gan neu ar ran unrhyw un o'r personau a bennir ym mharagraff (3),

heblaw gwybodaeth a brosesir gan athro at ddefnydd yr athro yn unig.

(2) Dyma'r ysgolion y cyfeirir atynt ym mharagraff (1)(a) —

(a)ysgol a gynhelir gan awdurdod addysg lleol; a

(b)ysgol arbennig nad yw'n cael ei chynnal felly.

(3) Dyma'r personau y cyfeirir atynt ym mharagraff (1)(c) —

(a)gweithiwr a gyflogir gan yr awdurdod addysg lleol sy'n cynnal yr ysgol;

(b)yn achos —

(i)ysgol wirfoddol a gynorthwyir, ysgol sefydledig neu ysgol arbennig sefydledig; neu

(ii)ysgol arbennig nad yw'n cael ei chynnal gan awdurdod addysg lleol,

athro neu weithiwr cyflogedig arall yn yr ysgol (gan gynnwys seicolegydd addysgol a gymerir ymlaen gan y corff llywodraethu o dan gontract am wasanaethau);

(c)y disgybl y mae'r cofnod yn berthnasol iddo; ac

(ch)rhiant i'r disgybl hwnnw(4).

Dyletswyddau pennaeth - cofnodion cwricwlaidd

4.  Rhaid i bennaeth pob ysgol a gynhelir gan awdurdod addysg lleol, ac eithrio ysgol feithrin, a phob ysgol arbennig nad yw'n cael ei chynnal felly, gadw cofnod cwricwlaidd, a ddiweddarir o leiaf unwaith y flwyddyn, mewn perthynas â phob disgybl cofrestredig yn yr ysgol.

Dyletswyddau pennaeth - cofnodion addysgol

5.—(1) Ar ôl cael cais ysgrifenedig gan riant i ddatgelu cofnod addysgol disgybl, rhaid i bennaeth ysgol a gynhelir gan awdurdod addysg lleol, ac eithrio ysgol feithrin, a phennaeth ysgol arbennig nad yw'n cael ei chynnal felly, o fewn pymtheng niwrnod ysgol, drefnu ei fod ar gael i'w archwilio, yn rhad ac am ddim, i'r rhiant.

(2) Ar ôl cael cais ysgrifenedig gan riant am gopi o gofnod addysgol disgybl, rhaid i bennaeth ysgol o'r fath, o fewn pymtheng niwrnod ysgol, roi copi ohono i'r rhiant pan delir ffi (nad yw'n fwy na chost ei gyflenwi), os oes ffi, fel y caiff y corff llywodraethu ei ragnodi.

(3) Ym mhob achos lle'r ydys yn ystyried derbyn y disgybl i ysgol arall (gan gynnwys ysgol annibynnol) neu i sefydliad addysg bellach neu addysg uwch neu i unrhyw le addysg neu le hyfforddiant arall, rhaid i'r pennaeth drosglwyddo cofnod cwricwlaidd y disgybl i'r person cyfrifol, yn rhad ac am ddim, os yw'r person yn gwneud y cais hwnnw, cyn pen pymtheng niwrnod ysgol ar ôl cael y cais.

(4) Ni fydd y cofnod a roddir o dan baragraff (3) yn cynnwys canlyniadau unrhyw asesiad o gyraeddiadau'r disgybl.

(5) Wrth gydymffurfio ag unrhyw gais i ddatgelu neu i gael copi o gofnod addysgol disgybl o dan baragraff (1) neu (2) o'r rheoliad hwn, rhaid i'r pennaeth beidio â datgelu unrhyw ddogfennau sy'n destun unrhyw orchymyn o dan adran 30(2) o Ddeddf Diogelu Data 1998(5).

Cyfieithu

6.—(1) Mae'r rheoliad hwn yn gymwys i unrhyw ddogfen y mae'n ofynnol trefnu ei bod ar gael i'w harchwilio neu ei rhoi o dan reoliad 5(1), (2) neu (3).

(2) Os yw'n ymddangos i bennaeth yr ysgol ei bod yn ofynnol cyfieithu unrhyw ddogfen o'r fath i Gymraeg neu Saesneg, rhaid i'r pennaeth drefnu ei chyfieithu ac yn ddarostyngedig i baragraff (4), bydd rheoliad 5 yn gymwys i'r ddogfen a gyfieithwyd fel ag y mae'n gymwys i'r ddogfen wreiddiol.

(3) Os yw'n ymddangos i bennaeth yr ysgol ei bod yn ofynnol cyfieithu unrhyw ddogfen o'r fath i iaith heblaw Cymraeg neu Saesneg, rhaid i'r pennaeth drefnu ei chyfieithu ac yn ddarostyngedig i baragraff (4), bydd rheoliad 5 yn gymwys i'r ddogfen a gyfieithwyd fel ag y mae'n gymwys i'r ddogfen wreiddiol.

(4) Pan godir tâl am gopi o'r ddogfen wreiddiol, rhaid peidio â chodi tâl uwch am gopi o'r ddogfen a gyfieithwyd fel hyn.

Diddymu

7.  Mae Rheoliadau Addysg (Cofnodion Ysgol) 1989(6) wedi'u diddymu.

Nodyn Esboniadol

(Nid yw'r nodyn hwn yn rhan o'r Rheoliadau)

Mae'r Rheoliadau hyn, sy'n disodli darpariaethau a geid yn flaenorol yn Rheoliadau Addysg (Cofnodion Ysgol) 1989, yn darparu i bennaeth yr ysgol gadw cofnodion am gyraeddiadau academaidd a medrau a galluoedd a chynnydd (cofnodion cwricwlaidd) disgybl mewn ysgol a gynhelir gan awdurdod addysg lleol (ac eithrio ysgol feithrin) ac ysgol arbennig nad yw'n cael ei chynnal felly (rheoliad 4).

Maent hefyd yn darparu i'r pennaeth ddatgelu a throsglwyddo cofnodion addysgol (fel y'u diffinnir yn rheoliad 3) i rieni ac i ysgolion y mae disgyblion yn trosglwyddo iddynt (rheoliad 5).

Os yw hynny'n ofynnol, rhaid darparu'r cofnodion addysgol gwreiddiol ynghyd â chyfieithiad i Gymraeg neu Saesneg neu i iaith arall (rheoliad 6).

Mae Rheoliadau 1989 yn cael eu diddymu (rheoliad 7).